El monitoreo y la evaluación participativa de proyectos

Los sistemas de monitoreo facilitan la conducción y el control de los proyectos. Se deben distinguir tres niveles de monitoreo:

• El monitoreo de actividades, que proporciona información sobre las actividades previstas y desarrolladas
• El monitoreo de resultados, que nos informa qué y cuánto se logró
• El monitoreo de impactos, que nos brinda información sobre los cambios logrados a través de nuestro trabajo

Especialmente el monitoreo de impactos nos permite observar y aprender de los cambios positivos y negativos resultantes de nuestras intervenciones. ¿Quién y de qué manera ha cambiado? ¿Fue este cambio intencional o no? ¿Por qué y de qué forma se han dado estos cambios? ¿Por qué no han ocurrido algunos cambios que se querían lograr intencionalmente?

El monitoreo de impactos tiene el potencial de cumplir con varias funciones importantes en el proceso de desarrollo. Puede ser utilizado como:

• Una herramienta del proyecto que le permite conducir las actividades hacia los resultados propuestos, documentar estos y mejorar la calidad del funcionamiento.
• Un proceso organizado de comunicación entre todos los actores sobre los objetivos, procedimientos y progresos.
• Un proceso de desarrollo organizacional que inicia un aprendizaje entre las organizaciones participantes

Los impactos de los proyectos de promoción económica pueden ser descritos en tres dimensiones distintas: El uso del proyecto (¿Son utilizados los servicios del proyecto, cómo, cuán a menudo y por quiénes?), el beneficio del proyecto (para los beneficiarios) y los impactos mayores del proyecto sobre el entorno que sobrepasa a los beneficiarios directos. Para la implementación sistemática de un monitoreo de impactos en estas tres dimensiones, se propone una procedimiento en 6 pasos. Estos pasos no se encuentran necesariamente en un orden cronológico, es decir puede ser necesario repetir el paso 2 después de haber completado el paso 3 y viceversa.

1. Acordar los objetivos del monitoreo

Si la iniciativa de realizar un monitoreo de impacto proviene de la gerencia del proyecto, es necesario identificar a los actores y aclarar las expectativas e intereses de llevar a cabo un monitoreo de impacto. Teniendo esto claro se pueden determinar los objetivos así como la metodología e instrumentos para el monitoreo y seleccionar una persona que se haga responsable del diseño de este proceso.

2. Identificar las áreas de impacto

En este segundo paso, los actores más relevantes identifican las potenciales áreas de impacto. Las preguntas relevantes aquí pueden ser: ¿qué tipo de cambios (en actitud y/o comportamiento) y en qué organizaciones, grupos o individuos se esperan lograr? Se seleccionan las áreas de impacto más relevantes a observar durante el transcurso del proyecto. En un inicio, es mejor concentrarse en pocas áreas.

3. Construir las hipótesis de impacto

En un esfuerzo conjunto con los actores se formulan suposiciones (hipótesis) sobre los tipos de cambios en los diferentes niveles y en las distintas áreas de impacto que serán generados por cada forma de intervención del proyecto. Este proceso conduce a una reflexión y a tomar en cuenta los impactos potenciales -deseados y no deseados- resultados de las intervenciones del proyecto.

4. Desarrollar los indicadores

El personal del proyecto necesita de indicadores (puntos de señal, comparaciones) para poder reconocer si los cambios se dan y hasta que punto y también para reconocer si las hipótesis son correctas y hasta que punto. Antes de embarcarse en el desarrollo de nuevos indicadores con los usuarios y grupos objetivos, se debe averiguar si ya existen en el proyecto sistemas de monitoreo que sean capaces de reconocer los cambios intencionados.

5. Seleccionar los métodos de observación

Primero se aclaran las expectativas de los actores en cuanto a cantidad y calidad de los datos (exactitud, confiabilidad, representatividad), tendiendo en cuenta los recursos materiales, humanos y financieros. En base a estas consideraciones, se seleccionan y adaptan los métodos e instrumentos para la recolección de datos (análisis de líneas de base, comparaciones antes y después, comparaciones con un grupo de control, métodos cuantitativos, cualitativos y/o una mezcla de ambos, entrevistas escritas u orales), y se definen las responsabilidades del personal.

6. Analizar la información y hacer una retroalimentación del sistema

La continua retroalimentación de la información del monitoreo en el planeamiento e implementación de un proyecto y la consecuente mejora de sus actividades es el paso más importante de éste proceso. Se tiene que llegar a un acuerdo sobre cuándo, cómo y quiénes analizarán la información proveniente de las observaciones y emitirán un juicio sobre ésta. También tiene que determinarse cuándo y cómo se tomarán las decisiones de acción y se introducirán las mejoras.

Fuentes: Orientierungsrahmen für das Wirkungsmonitoring in Projekten der Wirtschafts- und Beschäftigungsförderung unter besonderer Berücksichtigung armutsmindernder Wirkungen,
Teil I - M. Vahlhaus, Th.Kuby: Wozu Wirkungsmonitoring? - Eine Orientierungshilfe, Teil II - M. Vahlhaus: Wie führen wir Wirkungsmonitoring ein/durch? Hinweise, Methoden und Instrumente zur Ein- und Durchführung, GTZ 2000

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